История метода и современная практика


НазваниеИстория метода и современная практика
страница28/37
Дата публикации17.06.2013
Размер4.67 Mb.
ТипРеферат
vb2.userdocs.ru > Журналистика > Реферат
1   ...   24   25   26   27   28   29   30   31   ...   37

^ 4.3. КАК ОРГАНИЗОВАТЬ И ПОДДЕРЖИВАТЬ СОБСТВЕННЫЙ АРХИВ

 

С какой целью вы заводите архив?

 

У любого журналиста в процессе работы скапливается огромное количество самой разнообразной информации в виде печатных и электронных документов, фотографий, видео- и звукозаписей, «вещественных доказательств» и т.п. Этот массив с течением времени растет и постепенно становится неуправляемым. Наконец наступает момент, когда невозможно удержать в голове даже перечень имеющихся документов и уж тем более находить связи между ними. Если вам проще добыть или создать аналогичный новый документ, чем отыскать прежний, значит, настала пора вплотную заняться организацией своего архива.

Первым делом определите, для чего вам нужен архив. Для придания солидности и создания имиджа достаточно импортных книжных полок, уставленных разноцветными скоросшивателями, компьютера с большим монитором и набора симпатичных конторских аксессуаров. Если же работа с информацией является смыслом жизни или способом заработать на жизнь, придется решить множество сложных технических, организационных и финансовых проблем, связанных с созданием архива документов и поддержанием его в рабочем состоянии.

Устройство архива (организационное и техническое) должно быть таково, чтобы он не только мог ускорить поиск интересующих журналиста сведений, но и позволял обнаружить связи между ними, делать анализ и прогноз. Существенно то, имеете ли вы дело с личным архивом или с архивом группы, организации. Личный архив может быть организован произвольным образом, в соответствии с представлениями его владельца о целесообразности распределения материалов – ведь за ошибки в этом деле будет наказан лишь он сам. При организации архива, предназначенного для использования группой лиц, или создании специальной архивной службы приходится принимать во внимание ряд взаимосвязанных требований, учитывать разные интересы, порой противоречащие друг другу.

Рассмотрим процесс создания архива подробнее. После того, как вы сформулировали, для решения каких задач он вам нужен и на какие вопросы должен помогать давать ответ, следует определить источники его пополнения. Таковыми могут быть собственное творчество и творчество коллег, копии публикаций СМИ, различные массивы документов, каталоги и базы данных, созданные сторонними организациями. Чем будет пополняться архив: бумажными документами, файлами, звуко- и видеозаписями, фотографиями или чем-то еще? Можно попытаться оценить будущий объем архива, зная скорость создания и поступления в него новых документов.

Архив – структура развивающаяся. С течением времени меняются его объем, условия существования, требования к нему, решаемые задачи, способы технической поддержки его деятельности. Заранее все изменения предусмотреть невозможно. Можно лишь быть уверенным в том, что ваш архив через несколько лет будет сильно отличаться от нынешнего. Важно предусмотреть возможность постоянного роста, соблюдать последовательность, внося продуманные поэтапные изменения в структуру архива, обеспечить преемственность и совместимость принимаемых решений.

Архив – служба затратная, поэтому придется постоянно искать компромисс между сложностью и эффективностью работы архива, ценностью хранящейся в нем информации и затратами труда и средств на поддержание его в рабочем состоянии.

 

^ Упорядочение документов

 

Архив представляет собой упорядоченный тем или иным образом набор документов, которые могут храниться на разных физических носителях (листы бумаги, компьютерные файлы на диске, магнитная лента и т.п.). Их упорядочение возможно несколькими способами:

^ 1.        За счет более или менее сложной (говорящей, смысловой) организации размещения документов (шкафы, полки, папки, листы; диски, каталоги, подкаталоги, файлы). Этот способ требует создания хорошо продуманной структуры архива и поддержания (всего лишь!) постоянного порядка на полках или дисках компьютера. Пригоден для хорошо формализуемых документов и ситуаций. Его недостаток – затруднено решение незапланированных задач, установление связей между документами, их комплексный анализ. Трудозатраты минимальны на стадии создания и ведения архива и максимальны на стадии обращения к нему.

^ 2.        За счет создания развитого справочного аппарата. Этот способ требует постоянных значительных трудозатрат на актуализацию справочного аппарата архива (ведение подробных картотек, баз данных документов и т.п.). Пригоден для работы в плохо формализуемых или незапланированных ситуациях, для выявления связей, закономерностей, анализа. Трудозатраты на стадии создания архива велики, время экономится на стадии обращения к архиву и анализа документов. Развитой справочный аппарат может включать в себя ссылки на документы (библиографические описания статей, книг, линки ресурсов сети Интернет и т.п.) и описания документов, которые непосредственно в архиве не хранятся, – в этом его сильная сторона.

Как правило, реализуется компромиссное решение – сочетание некоторой степени упорядоченности документов с более или менее развитыми средствами их поиска (справочным аппаратом). Характер компромисса определяется задачами, для решения которых предназначен архив.

 

^ Организация ведения и использования архива

 

Очень важным моментом является правильная организация ведения архива. Нельзя недооценивать роль процедур, стандартов, регламентов даже для личного архива. Если же архив ведут и используют несколько человек, отсутствие стандартных процедур его пополнения и ведения справочного аппарата неизбежно приведет к хаосу и разрушению целостности архива.

Правила могут быть писаными и неписаными, но они должны быть! Могут регламентироваться типы документов и их внешний вид, методы их оформления и регистрации, способы присвоения наименований бумагам и файлам, а также шифров, размещения в папках, на полках, на дисках компьютера, правила ведения справочных картотек и баз данных и многое другое, вплоть до цветов наклеек на корешках папок с документами соответствующей тематики. Работая в рамках какой-либо организации, при создании даже личного архива следует ориентироваться на принятые в ней правила, процедуры, использовать совместимую аппаратуру, применять одинаковые операционные системы и совместимые версии программного обеспечения. Это позволит избежать досадных потерь времени и информации в дальнейшей работе.

Столь же существенной является правильная организация коллективного использования архива. Она влияет как на его эффективность, так и на его целостность и безопасность. Как и любой другой сложный механизм, архив требует от потребителя определенной квалификации. Пользователь, незнакомый с особенностями функционирования архива, скорее всего, не сумеет использовать его эффективно, и у него может сложиться превратное представление о его возможностях и полезности. Целостность архива нарушается, если документы, взятые для работы, не регистрируются, не возвращаются на свое место вовремя, если в них вносятся изменения, не отраженные в справочном аппарате, если в архив попадают документы, должным образом не учтенные, если ведение справочного аппарата отстает от пополнения архива. Неквалифицированное использование может привести даже к полному разрушению электронного архива или справочного аппарата.

Материальная и интеллектуальная ценность архива может быть чрезвычайно велика, а документы, в нем хранящиеся, – уникальными. В этом случае ущерб от «утечек» информации из архива окажется весьма значительным, поэтому важное значение приобретают меры безопасности при работе с архивом, особенно при работе коллективной. Условно разделим их на административные, процедурные и технические.

^ 1.        Административные меры безопасности могут предусматривать определение круга лиц, ведущих архив и имеющих право пользоваться им, разделение архива на общедоступную и закрытую части, различение прав доступа к электронной части архива по отношению к разным пользователям, запрет входа в помещение архива посторонним лицам.

^ 2.        Процедурные меры подразумевают формулирование правил ведения и использования архива и неукоснительное следование им.

3.        Технические меры обеспечения безопасности архива могут быть самыми разнообразными, как то: замок на двери, запрет курения в помещении архива и наличие огнетушителя, использование надежного компьютерного оборудования и проверенного программного обеспечения, наличие источников бесперебойного питания техники, меры антивирусной защиты; регулярное резервное копирование компьютерных файлов, создание копий ценных бумажных документов и помещение всего этого в отдельное изолированное помещение; определение доступа «только чтение» для потребителей электронной информации и т.п.

К существенным мерам обеспечения безопасности – при работе журналиста-расследователя вообще и ведении архива в частности – можно отнести использование средств стойкой криптографии, а именно: средств шифрования файлов и электронной подписи. Шифроваться могут как отдельные электронные документы, которые хранит или пересылает по электронной почте журналист, так и целые диски или их разделы. При этом несанкционированный доступ посторонних лиц к зашифрованной информации можно сделать крайне затрудненным и дорогостоящим. Электронная подпись позволяет сделать заметным любое не санкционированное владельцем изменение хранящихся или пересылаемых электронных документов, т.е. гарантировать их аутентичность. Стойкость применяемых средств криптографии зависит от степени ценности и конфиденциальности информации и может меняться в очень широких пределах – от простого пароля при загрузке компьютера, паролей, применяемых текстовыми процессорами и программами сжатия документов, до специальных криптографических программных или аппаратных средств.

 

^ Организация массива документов на твердых носителях

 

В этом многотрудном деле большую помощь может оказать хороший учебник по делопроизводству. Документы упорядочивают в соответствии с одним или несколькими критериями последовательно:

1)        тип носителя (печатный документ, фотография, магнитозапись и т.п.);

2)        источник получения (организация, лицо, газета);

3)        дата поступления в архив (дата создания документа, дата описываемого события);

4)        автор документа или породившая его организация;

5)        тематика документа (кому или чему посвящен – в соответствии с принятым в архиве рубрикатором);

6)        формат бумаги, на которой он напечатан;

7)        другие критерии.

Применяемое конторское оборудование (шкафы, папки, скоросшиватели, конверты) должно защищать документы от внешних воздействий, таких как свет, влага, магнитные поля и т.п., не мешать маркированию документов и их групп разными способами (наклейки, цветные метки надписи и т.п.), а также позволять легко извлекать документ из хранилища и помещать его обратно, перемещать документ из раздела в раздел. Оно не должно препятствовать возможному копированию документов.

Массив документов на твердых носителях может отчасти пополняться за счет покупки готовой информации (справочники, словари, карты, таблицы, периодические издания, звуко- и видеозаписи), которые могут быть выделены в отдельную структуру или стать составной частью массива.

 

^ Организация массива электронных документов

 

В данном случае применимы те же критерии, что и для упорядочения бумажных документов, только вместо типа носителя и формата бумаги указывается формат (тип) файла, функцию шкафов и папок выполняют каталоги и подкаталоги, а вместо меток и наклеек используются соглашения о присвоении имен файлам и средства маркировки документов, встроенные в текстовые процессоры (например, Word). Разрабатываются и средства защиты от внешних воздействий: разрешение доступа «только чтение», шифрование и электронная подпись, регулярное резервное копирование документов. Помощь в упорядочении электронных документов могут оказать разнообразные программы организации документооборота. Вообще говоря, жесткое структурирование для хранения электронных документов менее важно, чем для бумажных, так как имеются разнообразные средства контекстного поиска информации в электронных архивах.

Массив электронных документов также может пополняться за счет их покупки (разовой или регулярной). На рынке широко представлены, скажем, электронные версии наиболее известных газет и журналов за многие годы с возможностью ежедневного пополнения, электронные варианты авторитетных справочников и энциклопедий, правовые справочные системы, содержащие полные тексты действующих нормативных актов. Можно подписаться на электронные издания – типа «ленты новостей» того или иного информационного агентства (службы).

В настоящее время в организации универсальных архивов наблюдается постепенный отказ от документов на твердых носителях и переход к хранению текстов, изображений, звуко- и видеозаписей и т.п. в виде массива файлов или непосредственно в базах данных в комплексе со средствами обеспечения поиска информации и доступа к ней.

 

^ Организация справочного аппарата журналиста-расследователя

 

Конкретная реализация справочного аппарата определяется масштабами решаемых задач и выделенными на его поддержание ресурсами. Справочный аппарат должен, по возможности единообразно, решать, как минимум, две задачи: поиск информации в собственном архиве и поиск информации на стороне. Справочный аппарат может содержать как фактографическую информацию (разнообразные справочники, указатели, энциклопедии, статистические сборники, карты, книги, фактографические базы данных и т.п.), так и библиографическую (картотеки, указатели и базы данных, раскрывающие содержание собственного архива; каталоги и базы данных со ссылками на книги, газетные и журнальные публикации, ресурсы сети Интернет).

Простейшим видом справочного аппарата архива является список (алфавитный, тематический или хронологический) хранящихся в нем документов. Может применяться на начальной стадии работы.

Использовать картотеки гораздо удобнее: их размеры ограничены лишь трудолюбием составителя, их легко пополнять, изменять в них данные и порядок следования записей. Не очень сложно – если вдруг срочно понадобится – изменить всю структуру картотеки. Карточки располагают в алфавитном (фамилии, названия организаций, улиц или городов), хронологическом (прямом или обратном), предметном или систематическом порядке. Периодически, раз в несколько лет, можно создавать отдельный хронологический ряд картотеки, полностью повторяющий ее структуру. Это позволит ускорить поиск, если известна дата события. Можно вести картотеку собственно архива, а также библиографическую (например, ссылки на публикации в газетах) и фактографическую (установочные данные на персоны или организации). Можно выделить специальные разделы картотеки: некрологи, рецензии, топография и т.п.

Предметная и систематическая формы организации картотеки имеют свои достоинства и недостатки. Предметная картотека больше подходит для поиска ответов на конкретные вопросы, обобщение и анализ в этом случае затруднены; систематическая – наоборот, облегчит обобщение и анализ, но, пожалуй, усложнит поиск ответа на конкретные вопросы. Предметную картотеку разумно применять в сочетании с архивом, хорошо структурированным по тематике документов и отраслям знания, систематическую – с архивом, структурированным преимущественно по формальным признакам документов. Это в какой-то степени взаимно скомпенсирует слабые стороны архива и его справочного аппарата.

При организации предметной или систематической картотеки разумно взять за образец аналогичный по назначению каталог любой крупной библиотеки по соседству (там же могут помочь и советом). Удобно применять стандартные каталожные карточки, которые легко приобрести. По возможности записи на карточках оформляйте в соответствии со стандартом библиографического описания, принятым в библиотеках. Стандартную библиографическую запись можете дополнить любыми необходимыми для работы элементами.

 

^ Поисковые системы для электронных архивов

 

Если ресурсы позволяют, то вместо «бумажных» носителей для ведения архива и его справочного аппарата можно использовать электронные. Рассмотрим применение локальных поисковых машин, систем управления базами данных (СУБД) и систем электронного документооборота.

Простейшим (в смысле трудозатрат и умственных усилий) средством организации архива электронных документов является использование локальных поисковых машин – «искалок» для контекстного поиска. Они занимают промежуточное положение между средствами поиска файлов, встроенными во все операционные системы, и поисковыми машинами, применяемыми в Интернете. От первых они отличаются развитыми средствами формулировки запросов, скоростью поиска, встроенными генераторами отчетов. От вторых – тем, что работают на локальной машине или в локальной сети, хотя, в некоторых случаях, могут передавать запросы на поиск информации большим поисковым машинам Интернет.

После установки «искалки» на компьютер пользователь задает диски или каталоги, в которых хранится архив электронных документов, а также типы файлов, из которых он состоит (текст, документ, файл электронной таблицы, страничка из Интернета и пр.). Программа читает все найденные файлы, причем не только их содержимое, но и специальные поля (заголовок, автор, дата, ключевые слова и т.п.), которые могут присоединять к содержимому файла многие текстовые процессоры и другие программы. Из слов, содержащихся в файлах, строятся особым образом организованные индексы, которые могут составлять 5–20% от объема исходных файлов.

Эта процедура выполняется в фоновом режиме и может занимать значительное время. Когда в архив вносятся новые документы или изменяются старые, индекс достраивается. При запросе на поиск «искалка» обращается только к индексу и быстро составляет список файлов, в которых формально встречаются искомые слова в нужных сочетаниях. Из найденных документов неплохо бы составить списки – их можно обрабатывать дальше, в частности загружать документы для последующей работы в текстовые процессоры, электронные таблицы, выводить на печать. Таким образом, за счет небольших предварительных затрат времени при текущей работе над архивом достигается высокая скорость при обращении с запросом.

Достоинства: компактность, скорость, дешевизна, простота использования. Недостатки: поиск только формальный, контекстный – возможность анализа или обобщения на стадии поиска отсутствует; «искалка» не может обращаться к документам, не хранящимся в электронной форме, а значит, не должна быть единственным применяемым средством организации архива или его справочного аппарата.

Использование для организации архива и/или его справочного аппарата различных систем управления базами данных (СУБД) требует, как правило существенных расходов на приобретение программного обеспечения, определенной квалификации разработчиков и пользователей, а также значительных трудозатрат на создание и пополнение баз данных (БД). Больше всего времени уходит на описание документов в БД – предварительную обработку документа: оценку его смысла, присвоение каждой записи систематических индексов и ключевых слов, наилучшим образом отражающих его содержание, установление связей между записями базы данных. В специальные поля можно занести сведения об авторах, персонах, названия организаций, даты, статистическую информацию, систематические индексы, ключевые слова, аннотации, ссылки на источник публикации, место хранения документа, линк ресурса в Интернете и многое другое. В некоторых случаях прямо в полях базы данных хранят даже тексты документов или прямые ссылки на них.

Журналисту-расследователю помогают в его работе базы данных, организованные по двум типам (это же относится и к архивным материалам вообще): «объектоцентрический» и «источникоцентрический». В первом случае вся информация об объекте (персоне, организации, строении, событии) собирается с течением времени в одной записи БД, посвященной этому объекту, а на источники информации (исходные документы) устанавливаются ссылки. Например, ссылки на статью в газете о преступлениях банды из 10 человек в Приморском районе Санкт-Петербурга могут попасть в 10 персональных записей на членов этой банды, а также в следующие записи: о бандитизме, о криминальной обстановке в Приморском районе, о деятельности РУБОП, о деятельности оперативника имярек, о грабежах, об убийствах, об угоне автомобилей и т.д. Это требует больших трудозатрат и творческих усилий, зато каждая запись подобной базы данных в любой момент времени представляет собой фактически готовое досье на человека, событие, явление.

При организации баз данных по второму типу конкретной статье в газете (или документу) соответствует только одна запись, с указанием в полях ключевых слов: фамилий бандитов, видов преступлений, географических или топографических объектов и т.д. Это менее трудоемкий и более формальный процесс. В данном случае досье собирается лишь на стадии поиска в базе данных. Такой подход уменьшает трудозатраты на стадии сбора материалов и увеличивает их на этапе поиска информации в архиве и ее обработки.

Недостатком любой базы данных являются значительные денежные вливания и большие трудозатраты на стадии ее создания и пополнения (в основном это относится к покупке программного обеспечения и ручному индексированию документов, требующему высокой квалификации персонала). Достоинства: высокая гибкость подходов к поиску информации, возможности поиска по сложным наборам критериев (причем качество поиска почти полностью определяется качеством предварительного индексирования записей), высокая степень предварительной готовности полученной информации. При организации запросов возможен как предметный, так и систематический подход. Главное преимущество: база данных может служить как хранилищем фактографической информации, так и единым инструментом обращения к электронным документам и документам на твердых носителях любого типа, в том числе хранящимся в сторонних организациях.

Так же, как и в случае с ведением картотеки, разумно использовать форматы описания записей и структуру БД, совпадающие или в основном совпадающие с применяемыми в организациях, с которыми возможен обмен информацией в электронном виде (различные библиотеки, Российская книжная палата и др.). Хотя подобные форматы очень громоздки, иногда чрезмерно избыточны, а подчас не учитывают специфики журналистской работы, готовые описания документов, хранящихся в этих организациях, можно будет использовать для пополнения своей базы данных. В каждом конкретном случае придется решать: применять «чужой», но «совместимый» формат описания документов, что позволит пополнять свою единую БД из разных источников, или пользоваться собственным форматом, лучше приспособленным для нужд журналиста-расследователя, и одновременно поддерживать или обращаться еще к нескольким БД другой структуры. Но в любом случае наличие хорошо разработанной базы данных позволяет полностью отказаться от ведения разнообразных бумажных картотек и описей архива.

В отдельный класс можно выделить системы организации электронного документооборота в масштабах отдельного рабочего места или всей организации. Эти системы сочетают в себе специализированные базы данных для хранения электронных документов и справочной информации о них, инструменты для сжатия информации «на лету», для разграничения доступа к документам разных пользователей, криптографические средства, средства организации коллективной работы с документами и обмена ими между пользователями, средства сохранения и синхронизации различных версий документов и многое другое. Хотя подобные средства предназначены для комплексной автоматизации «бюрократической» работы, они с успехом могут использоваться и для поддержания архива, поскольку «знают» о существовании бумажных документов и имеют особые инструменты работы с ними.

В отличие от использования «искалок», применение систем управления базами данных или систем электронного документооборота требует хорошей дисциплины труда, тщательно разработанных формальных приемов работы для всех, кто пользуется соответствующей системой, строгого следования внутреннему регламенту организации.

В каждой конкретной ситуации журналисту (и не только ему) при создании и поддержании архива приходится делать выбор между различными способами хранения и структурирования информации, исходя из поставленных задач, материальных, финансовых и людских ресурсов. При серьезном изменении ситуации придется еще и еще раз вносить коррективы в работу. Не стоит расстраиваться: ведь столь сложную структуру, как архив, существенно перестроить без потерь времени, денег, труда или информации еще никому не удавалось!

Справочный аппарат лишь отчасти создается собственными усилиями журналиста, недостающее может быть куплено или бесплатно получено на стороне. Для пополнения справочного аппарата приобретают разнообразные справочники, указатели, досье, библиографические и фактографические базы данных, наборы библиографических карточек Российской книжной палаты и т.п.; используют для этого и множество бесплатных ресурсов – например, службы подписки некоторых поисковых машин в Интернете (Yandex), которые регулярно сообщают о появлении в сети новых документов, соответствующих заранее сформулированному запросу пользователя. При работе журналиста в рамках какой-либо организации выбор аппаратных и программных средств определяется не только решаемыми задачами и финансовыми соображениями, но и традициями организации, ее «внутренними стандартами», пристрастиями или квалификацией лица, ответственного в ней за «компьютеры».

Такие «внутренние стандарты» могут распространяться на марки и модели компьютеров, мониторов, принтеров, сканеров, модемов, сетевых карт, устройств хранения информации (дискет, дисководов Zip, сменных винчестеров, пишущих CD, магнитооптических накопителей, стриммеров и пр.), на операционные системы, программное обеспечение и его версии. Могут вводиться ограничения на форматы используемых для разных задач файлов (хранение текстовой информации, графики, звука, движущегося изображения), их наименования и размещение на накопителях, на протоколы обмена информацией. Применение непредусмотренных устройств или программ может не приветствоваться, а то и прямо запрещаться. Внутренние стандарты могут предусматривать обращение к криптографии, ограничения на доступ к различным видам информации, на обмен информацией с внешними структурами, запрет на выход в Интернет и т.д.

В любом случае стоит ориентироваться не на освоение нового, передового и интересного программного обеспечения, а на использование уже проверенного, особенно если оно широко применяется коллегами для решения аналогичных задач и/или имеется штатный специалист, который будет заниматься поддержкой пользователя и его обучением.

 

^ Знания, без которых поиск превратится в пытку

 

Поиск информации в разнообразных справочных изданиях, каталогах, картотеках, электронных базах данных и в сети Интернет является обычным делом в журналистских расследованиях, в повседневной работе печатных изданий и информационных агентств. Однако внешняя простота процесса поиска в этих источниках обманчива. Поиск информации – особое искусство. Кроме знания базовых понятий и некоторых навыков для получения качественного результата нужно обладать интуицией, хорошо понимать структуру объекта, устройство соответствующего ему справочного аппарата и особенности информационно-поискового языка, который используется для создания этого справочного аппарата.

 

^ О структуре объекта

 

Чтобы искать информацию, скажем, в библиотеке, нужно разбираться в том, как она устроена, какие в ней есть структурные подразделения, фонды и где они расположены, а также как организовано обслуживание читателей, какие виды изданий, с какой полнотой, по каким каналам и как быстро в нее поступают. Чтобы искать информацию в периодической печати, нужно знать, какие издания, какого типа и профиля в каких регионах выходят, как организована работа в них, кому адресована информация, каковы способы ее подачи и особенности прохождения от момента события до момента опубликования. Чтобы искать информацию в специализированной базе данных (например, библиографической), нужно понимать структуру объектов, информация о которых в ней отражена (т.е. быть знакомым с особенностями библиографического описания книг, газетных статей и т.п.). Чтобы искать информацию в Интернете, нужно представлять себе устройство сети, источники появления в ней информации.

 

^ Об устройстве справочного аппарата

 

При подготовке печатных изданий стараются придерживаться определенных традиций. Материал может располагаться в алфавитном, хронологическом, географическом порядке. Как правило, составляют указатели: именной, предметный или тематический, алфавитный и другие. Организуется аппарат внутренних ссылок, выделения шрифтом. Поиску помогает оглавление (содержание), в библиотеке для этого существуют каталоги и картотеки. Обычно это алфавитный, систематический и предметный каталоги, а также специализированные каталоги и картотеки (газетных и журнальных статей, переводов, авторефератов диссертаций, ГОСТов, новых поступлений в библиотеку, каталог краеведческих материалов и т.д.). Некоторые фонды могут иметь свои каталоги (газетный, журнальный, нот и звукозаписей, рукописей, иллюстративных материалов и т.д.). При обращении к базам данных следует знать структуру полей, способы генерации словарей и отчетов.

Для поиска в Интернете вам нужно разбираться в устройстве адресной системы ресурсов и соглашениях об их именах, особенностях функционирования поисковых машин, служб каталогов, списков рассылки.

 

^ Подходы к поиску информации

 

Обозначим два подхода к поиску информации:

1.        Использование списков специальных дескрипторов (ключевых слов, систематических индексов), заранее присвоенных вручную каждому элементу информации (справке об организации, книге, газетной статье) в соответствии с некоторыми правилами. Эти дескрипторы могут встречаться или не встречаться в тексте документа. Они могут иметь обобщающий или аналитический характер, как, например, библиотечные предметные рубрики или систематические индексы УДК и ББК. Этот способ применяется в обычных записных книжках, телефонных и иных справочниках, указателях, картотеках, библиотечных каталогах, реляционных базах данных и т.п. Дескрипторы могут выстраиваться в линейный список (алфавит фамилий в каталоге, хронология публикаций в газете, адреса строений вдоль улицы) или образовывать древовидную структуру. Например, дерево предметных рубрик в предметном указателе или библиотечном каталоге, дерево рубрик в систематическом каталоге, выстроенное вручную дерево ссылок на тематические сайты в интернет-каталогах.

2.        Контекстный поиск, т.е. поиск нужной информации путем сплошного просмотра массива документов. При этом, разумеется, весь массив не «пролистывают» заново при каждом обращении к нему. Поисковая машина (локальная или в Интернете) заранее просматривает его и строит по особым правилам список встречающихся в нем слов. Этот список периодически обновляется и используется для поиска при запросе. Такой список является формально правильным, но не может нести элемента обобщения или анализа информации. Этот способ применяется поисковыми машинами в Интернете и локальными «искалками».

Кроме того, широко применяется комбинированный способ, когда каждому документу из массива вручную, в соответствии с правилами, присваивается некоторый набор дескрипторов, характеризующих содержание документа, раскрывающих его смысл, назначение и т.д. Эти дескрипторы при сплошном просмотре массива документов также включаются в список встретившихся слов. Данный метод нередко используют для организации работы поисковых машин в Интернете и в полнотекстовых справочных правовых системах, таких как «Консультант Плюс» и др.

Перечисленные способы отличаются еще по одному параметру: Поиск только с помощью дескрипторов, как правило, очень точно выделяет нужные документы, хотя некоторые из них могут не попасть в выборку из-за недостатков систематизации или предметизации. Правильно сформулированный контекстный поиск даст все нужные документы – но, к сожалению, и большое количество ненужных (велик «информационный шум»).

Для изменения результатов поиска (расширения или сужения) могут применяться специальные операторы:

·         замены символа: • (одного) или * (нескольких);

·         усечения слова (слева, справа);

·         больше, меньше, равно;

·         операторы буквального соответствия;

·         операторы диапазона значений;

·         логические операторы: И (и то, и это), ИЛИ (или то, или это, или оба вместе), НЕ, исключительное ИЛИ (или только то – или только это);

·         операторы близости расположения и порядка следования слов.

Может задаваться старшинство операторов (как в алгебраических выражениях, с помощью скобок).

Развитые системы поиска и базы данных позволяют сохранять результаты поисков и не только производить логические операции над выражениями, но и комбинировать с помощью логических операторов результаты предыдущих поисков, уточняя и дополняя запрос сколь угодно долго, вплоть до получения удовлетворительного результата.

 

^ Об информационно-поисковых языках

 

Поиск информации в некоторой системе и ее ввод в систему – две стороны одной медали. При вводе информации (создании справочника, каталога, ведении базы данных, сайта в сети, упорядочивании массива документов по каким-либо правилам) всегда имеют в виду особенности организации поиска в этой системе, применяемый информационно-поисковый язык, для чего и приспосабливают ее структуру, организуют справочный аппарат, ссылки в сети. При поиске информации всегда нужно иметь в виду, каким образом она попадает в систему, чем при этом руководствуются, как организована конкретная запись, как информацию предметизируют, систематизируют, индексируют.

Как происходит присвоение дескрипторов документу (предметизация или систематизация)? Имеется набор правил предметизации документов, которые применяются в библиотеках, существуют также списки предметных рубрик, в которые со временем вносятся изменения. Все это может применяться в работе журналиста. Имеются также два набора таблиц систематизации – ББК (Библиотечно-библиографическая классификация) и УДК (Универсальная десятичная классификация). Они опубликованы в краткой и полной форме и легко доступны. Во многих случаях (указателях, базах данных и т.п.) применяются нестандартные схемы предметизации или, реже, систематизации, «заточенные» под конкретную задачу. Никто не мешает журналисту взять готовую систему и внести в нее необходимые изменения и уточнения. Нужно, однако, иметь в виду, что чем большие изменения будут внесены в стандартную общепринятую схему, тем большие трудности могут возникнуть при попытке обмена информацией и при использовании системы сторонними лицами.

В сети Интернет также применяются особые правила присвоения дополнительных поисковых терминов электронным документам. Отчасти они определяются языком гипертекстовой разметки документов, отчасти – традицией и этикетом, а кроме того – требованиями, которые предъявляют конкретные поисковые машины к оформлению индексируемых ими документов.

 

^ Примеры индексирования документов в конкретной библиографической базе данных

 

При индексировании документов используется два вида информационно-поискового языка: классификационные индексы и ключевые слова. При формировании базы данных индексирование осуществляется de visu – по полному тексту исходного документа. Такой метод позволяет с помощью набора ключевых слов более полно и адекватно отразить содержание индексируемого документа, а набор ключевых слов по сути может выступать как вспомогательная аннотация документа. Например:

Шмелев К. С металлом в голосе//Мир денег. – 1998. – 15 апр. – С. 2.

Бандиты, вымогавшие цветные металлы у директора «Росвнештерминала» В. Бурова, представились «кобзоновскими».

Ключевыми словами здесь будут:

^ Цветные металлы. Вымогательство. Контрабанда. ОПГ-кобзоновская. Кобзон И. Буров В. Иваньков В. = Япончик. Захаров А. = 3ахар.

Данный пример хорошо показывает, как можно избежать перегруженности аннотации и при этом не допустить потери информации.

Наиболее сложной частью работы по вводу документа в базу данных является выбор ключевых слов при индексировании этого документа. Эта трудность усугубляется отсутствием какой-либо нормализации лексики, используемой при работе над базами данных. Особую сложность вызывает выбор ключевых слов, отражающих названия учреждений, общественных организаций и т.п. С одной стороны, очевидно, что одному объекту должно соответствовать одно название, но с другой стороны, вольное обращение журналистов с обозначением этих объектов (а выбор ключевых слов происходит на основании текста публикации) приводит к тому, что в базе данных одному объекту соответствует несколько названий.

Например:

^ Ассоциация правовой защиты и реабилитации инвалидов,

Ассоциация социально-правовой защиты и реабилитации инвалидов,

Ассоциация по реабилитации и социальной поддержке инвалидов.

Это затрудняет пользователю поиск и может снизить его полноту. Поэтому, когда пользователь дает запрос на поиск информации, он тоже должен учитывать, что одно и то же учреждение или организация могут быть зафиксированы под разными названиями. Принятие во внимание этого фактора поможет снизить информационные потери, а в некоторых случаях сведет их до минимума.

Иногда из публикаций не всегда понятно, идет ли речь об одном объекте или это различные объекты со сходными наименованиями. Например:

^ Антимонопольное территориальное управление,

Антимонопольное управление,

Антимонопольный комитет.

Проблемой является и выбор ключевых слов, соответствующих названиям культовых зданий.

Какое ключевое слово предпочесть создателю базы и пользователю из следующего списка:

^ Собор св. Петра и Павла,

Собор Петра и Павла,

Петропавловский собор,

Собор св. апостолов Петра и Павла?

Порой трудно идентифицировать культовые здания, когда в исходной публикации используется слово «храм», а не «церковь» или «собор». Например, если в документе употреблено словосочетание «Никольский храм», то не ясно, идет ли речь о Никольском соборе на площади Коммунаров или о Никольской церкви на улице Марата.

Пользователю при формулировании запроса необходимо помнить и о многочисленных переименованиях, начало которым положила перестройка. Например:

^ Театр им. Ленинского комсомола, см. Балтийский дом.

Необходимо учитывать при составлении запроса и те случаи, когда имеется два общепринятых названия одного объекта. Например:

^ Центральный выставочный зал, см. Манеж.

Кунсткамера, см. Институт антропологии и этнографии им. Петра Великого.

В настоящее время идет работа по отбору и систематизации ключевых слов, используемых при создании базы данных, что, безусловно, облегчит пользователю доступ к информации. Выявляются параллельные ряды, существующие в словаре, и для каждого ряда синонимов выбирается слово-представитель – дескриптор. Предполагается, что после завершения этого этапа работ индексирование будет по-прежнему осуществляться на основе текста публикации, но не непосредственно: термин или словосочетание, выбранное в качестве ключевого слова, которое попадает в словарь, будет сравниваться с контролируемым словарем и войдет в документ в той форме, которая в этом словаре зафиксирована.

Для журналиста, независимо от места его работы, электронные базы данных по-прежнему представляют самый оперативный источник новейшей информации. К тому же это еще наиболее экономичный источник. Но почти для всех журналистов поиск в электронных базах данных остается двухступенчатым процессом, и проводят они его не самостоятельно. У журналиста появляется идея статьи, библиограф переводит эту идею в параметры поиска, отбирает базу (или базы) данных, осуществляет поиск и передает результаты журналисту, который смотрит, соответствуют ли они запросу.

Полнота и точность полученной информации зависит не только и не столько от квалификации библиографа, сколько от того, как грамотно был сформулирован запрос журналистом. Например, журналист исследует проблему бензиновых кризисов, которые время от времени будоражат рынок. Из разных источников известно, что рынок нефтепродуктов и нефтеносителей в Санкт-Петербурге контролируется, в частности, «тамбовским» преступным сообществом. Известно также, что сильной стороной баз данных является их способность объединять несоизмеримые понятия с тем, чтобы избавить журналиста и библиографа от необходимости искать иголку в стоге сена – вся информация, не имеющая отношения к делу, при этом исключается. Для одной части уравнения подбираются такие ключевые слова, как организованная преступность, ОПГ–тамбовская, для другой – нефть, бензин, бензиновый кризис. В результате журналист получает миллион ссылок на опубликованные статьи, не отвечающие введенному запросу. Почему так происходит? Да потому, что «бензин» может относиться к бензоколонкам, «нефть» – к нефтедобыче и нефтяным компаниям, а словосочетание «организованная преступность» даст десятки статей, посвященных различным криминальным группировкам. Чаще всего это случается, когда поиск ведется в полнотекстовой базе данных и не ограничен, скажем, заголовками или аннотациями статей. Для того, чтобы минимизировать «информационный шум» и информационные потери в данном конкретном запросе, необходимо отсечь лишние ключевые слова, скрестив только лишь понятия «ОПГ–тамбовская» и «бензиновый кризис».

При формулировании темы поиска для запроса журналисту следует особое внимание уделять используемой при этом лексике. Ведь языковые средства, которые мы не задумываясь применяем в обыденной речи, отличаются от нормативного словаря, с которым работает библиограф. Например, ваше ключевое слово «барахолка» – столь привычное и понятное, но имеющее в словаре помету «просторечное» – лучше заменить на «вещевой рынок», поскольку библиограф занес в словарь, скорее всего, именно этот термин.

Отобрав первичную и вторичную информацию по интересующей его теме и смежным темам из всех доступных (с разумными затратами времени и средств) источников, журналист может систематизировать ее и составить аналитическую справку.

 

^ Составление аналитической справки и досье

 

Аналитическая справка включает в себя:

1)        указание авторства, даты создания, прав собственности и условий распространения и дальнейшего использования представленного материала;

2)        постановку задачи;

3)        обзор источников информации с их характеристикой;

4)        историю вопроса;

5)        фактографические материалы, отражающие разные стороны вопроса, спектр взглядов на проблему различных по направленности источников информации (в том числе СМИ);

6)        указания на места хранения документов, источников, файлов, изображений, копий, звукозаписей, вещественных доказательств и пр., которые не включены по тем или иным причинам в саму справку, но могут быть использованы при дальнейшей работе над материалом;

7)        предложения и планы по дальнейшему исследованию темы;

8)        предложения по дальнейшему использованию материалов справки.

Поскольку аналитическая справка, как правило, является документом для внутреннего пользования, она должна быть, насколько это в силах человеческих, объективной, освещать проблему со всех сторон, опираясь на все многообразие имеющейся информации. В ней также должны быть отражены противоречия и пробелы в имеющейся информации. Выводы желательно делать только на основе достоверных данных, которые при необходимости всегда можно подтвердить документально.

Особый вид работы при проведении журналистского расследования – составление досье. В сущности, это один из видов аналитической справки. Но если справка составляется на событие, процесс, явление, то досье – на персону либо организацию. Досье также может включать в себя:

1)        указание авторства, даты создания, обновления и последней редакции, прав собственности и условий распространения и дальнейшего использования представленного материала;

2)        обзор источников информации с их характеристикой;

3)        фактографические материалы, отражающие разные стороны жизни и деятельности лица (организации), спектр взглядов на лицо (организацию) различных по направленности источников информации (в том числе СМИ);

4)        указания на места хранения документов, источников, файлов, изображений, копий, звукозаписей, вещественных доказательств и пр., которые не включены по тем или иным причинам в досье, но могут быть использованы при дальнейшей работе над материалом;

5)        предложения и планы по дальнейшему пополнению досье;

6)        предложения по дальнейшему использованию материалов досье.

Досье состоит из постоянной и переменной частей: в первую входят «установочные данные» (Ф.И.О., дата рождения, факты биографии, дата регистрации фирмы, бизнес-история и пр.), которые относительно стабильны; вторая часть пополняется и изменяется, как правило, в хронологическом порядке.

При составлении персонального досье нужно как можно подробнее изучить жизненный путь человека, отразить все этапы его биографии и служебной карьеры. Необходимо проследить его связи, в том числе и компрометирующие, привязанности, перемещения по службе, их причины, конфликты, принадлежность к политическим партиям и общественным движениям, семейное положение, хобби.

От того, с какой полнотой отобран материал, насколько грамотно составлен регламент поиска, достаточна ли его глубина, во многом зависит успех любого журналистского расследования.

в начало

 

◄◄ к содержанию ►►

В современном словоупотреблении под источником часто подразумевается не исторический источник или документ, а физическое лица или организация.
1   ...   24   25   26   27   28   29   30   31   ...   37

Похожие:

История метода и современная практика iconДецентрализованная форма планирования
Современная практика менеджмента выделяет три основные формы внутрифирменного планирования
История метода и современная практика iconГрафик консультаций к государственному экзамену по специальности...
Общие вопросы проведения государственного экзамена, Теория и практика со, Современная пресс-служба
История метода и современная практика iconГрафик консультаций к государственному экзамену по специальности...
Общие вопросы проведения государственного экзамена, Теория и практика со, Современная пресс-служба
История метода и современная практика iconГрафик консультаций к государственному экзамену по специальности...
Общие вопросы проведения государственного экзамена, Теория и практика со, Современная пресс-служба
История метода и современная практика iconИнструкция для создания песочной картины
Теория и практика командообразования. Современная технология созда­ния команд / Под ред. Т. Д. Зинкевич-Евстигнеевой. Спб.: Речь,...
История метода и современная практика iconПодпольные
В. Н. Ганичев. Молодежная печать: история, теория, практика. М., Мысль. 1976. 286 с
История метода и современная практика iconСтакан дневник №47 Человек – это сумма убеждений
Вокруг метода Шичко не утихают споры. Есть даже мнение, что такого метода не существует вообще (!?). Слишком рано ушел от нас Геннадий...
История метода и современная практика iconИстория Китая с древнейших времен до наших дней. М.,1974
Березный Л. А. Начало колониальной экспансии в Китае и современная американская историография. М., 1972
История метода и современная практика iconЮридическая практика – это объективированный опыт индивидуально-правовой...
Юридическая практика является разновидностью социальной практики и в этой связи обладает теми же признаками, что и социальная практика,...
История метода и современная практика iconЮридическая практика – это объективированный опыт индивидуально-правовой...
Юридическая практика является разновидностью социальной практики и в этой связи обладает теми же признаками, что и социальная практика,...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2014
контакты
vb2.userdocs.ru
Главная страница