1. Основные понятия и определения


Название1. Основные понятия и определения
страница1/5
Дата публикации09.11.2013
Размер0.57 Mb.
ТипДокументы
vb2.userdocs.ru > Информатика > Документы
  1   2   3   4   5

Quator.ru –студенческий портал России. Учебные материалы для студентов: лекции, шпоры, конспекты, учебники более чем по 300 предметам.

Quator.ru – Все лучшее студентам!



Раздел

1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение»

Тема

1. Основные понятия и определения

Тема

2. Основные свойства, функции и признаки документа

Раздел

2. Структура документа

Тема

1. Стандартизация и унификация документов

Тема

2. Правила оформления реквизитов документов

Тема

^ 3. Бланки документов

Тема

4. Особенности языка и стиля служебных документов

Раздел

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов (ОРД)

Тема

^ 1. Системы и комплексы документации

Тема

2. Организационно-правовые документы

Тема

3. Распорядительные документы

Тема

4. Справочно-информационная документация

Тема

^ 5. Служебная переписка

Тема

6. Документация по личному составу

Раздел

4. Организация и технологии ДОУ

Тема

1. Организация службы ДОУ

Тема

^ 2. Организация документооборота

Тема

3. Регистрация документов и информационно-справочная работа

Тема

4. Особенности работы с делами, содержащими коммерческую тайну

Тема

5. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Тема

^ 6. Перспективы совершенствования ДОУ

Раздел 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

Тема 1 Сущность понятий «Документационное обеспечение управления» и «Документирование управленческой деятельности»

^ Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

^ Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата.

^ История отечественного делопроизводства

Выделяют следующие этапы:

  1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (Х-ХI в.) и в период феодальной раздробленности (ХI-XV вв.)

  2. Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.)

  3. Коллежское делопроизводство (XVII в.)

  4. Министерское делопроизводство (XIX – начало XX вв.)

  5. Советская эпоха государственного делопроизводства

Современное государственное регулирование ДОУ

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологи документационного обеспечения управления ведется по трем направлениям:

  • Законодательное регулирование

  • Стандартизация

  • Разработка нормативно-методических документов.

Законодательное регулирование

Высшей правовой значимостью обладают законы РФ: Гражданский кодекс РФ; Закон РФ «О стандартизации» (1993 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г); Закон РФ «О языках народов РФ» (1991 г.); Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ» (1995 г.); Закон РФ «О государственной тайне» (1993 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Стандартизация

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

^ Нормативно-методические документы

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

Тема 2. Основные свойства, функции и признаки документа

Информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

  • сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

  • обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)

  • сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации

  • Полнота

  • Оперативность

  • Достоверность

  • Адресность

  • Доступность для восприятия.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

^ Функции документа

  • Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека).

  • Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

  • Внешние связи предприятия обеспечивает коммуникативная функция документов.

  • Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).

  • Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).

^ Классификация документов

по способу документации:

рукописные;

электронные;

графические;

кино-, фото-, фонодокументы;

по сфере использования:

организационно-распорядительные;

финансово-бухгалтерские;

научно-технические;

по труду;

отчетно-статистические и другие

по месту составления:

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправленные из организации);

внутренние (составленные и использованные в самой организации);

по грифу ограничения доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

по происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

личные (касающиеся интересов конкретного лица и являются именными).

по юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинного документа, имеющие юридическую силу).

по форме изложения:

индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы);

типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до10 лет).

^ Понятие об организационной технике

Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов носит название средства организационной техники (оргтехника).

Цель использования средств оргтехники — сокращение трудозатрат на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.

^ Классификация средств оргтехники по функциональному признаку

Носители информации

  • носители информации на бумажной основе (несветочувствительные)

  • носители для репрографических процессов ( термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования)

  • микроносители визуальной и звуковой информации ( кино и фото пленка, микрофильмы, магнитные ленты, CD диски и др.)

Средства составления и изготовления документов:

  • ручные пишущие средства (ручки, карандаши)

  • пишущие машины

  • диктофонная техника

  • компьютерные печатающие устройства (принтеры (струйные, матричные, лазерные); плоттеры и графопостроители).

Средства репрографии и оперативной полиграфии.

Средства обработки документов.

^ Средства хранения, поиска и транспортировки документов.

Средства электросвязи.

Офисная мебель и оборудование.

Другие средства оргтехники.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой (конторская мелочь, карандаши, ручки, ластики, степлеры, клей, скрепки, и т.д.)

^ Раздел 2. Структура документа

Тема 1. Стандартизация и унификация документов

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель», принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт – нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их реквизитов).

^ Реквизит документа - элемент оформления официального документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности.

^ Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и зоны расположения реквизитов.

^ ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» вступил в действие 01 июля 2003 года, был разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), закрепляет максимальный состав реквизитов организационно-распорядительных документов и правила их оформления, реквизиты размещаются согласно формуляра-образца, который имеет два варианта расположения реквизитов (угловой и продольный).

^ Общие требования оформления организационно-распорядительных документов (ОРД)

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа

(юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления);

— создание условий для оперативного исполнения документов;

— возможность оперативного поиска документа;

— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства оргтехники.

— обеспечение качественного внешнего вида документа.

^ Требования к изготовлению документа

Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Соблюдение правил изготовления документов на печатающих устройствах обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 2 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 символов.

Текст документа печатают через полтора интервала, выравнивают по ширине, используют шрифт Times New Roman 14, в многостраничных документах нумеруют страницы по середине верхнего поля кроме первой.

^ Тема 2. Правила оформления реквизитов документов

Наименование реквизита

Код реквизита

Требования к оформлению

Пример

Примечания

Государствен-

ный герб РФ

01

Помещают в соответствии с Положением о Государственном Гербе РФ1







Герб субъекта РФ

02

Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ




Не воспроизводит-

ся, если на бланке помещен герб РФ

Эмблема организации2 (товарный знак, знак обслуживания)

03

Помещают в соответствии с Уставом (положением) организации




Не воспроизводит-

ся, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ

Код организации

04

Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций

ОКПО 0000000000

Присутствует на бланке письма

Основной государствен-

ный регистрационный номер юридического лица

05

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами и означает номер записи в едином государственном реестре юридических лиц

ОГРН 0000000000

Присутствует на бланке письма

Инн/кпп

06

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН для организаций 10-тизначный цифровой код, КПП – 9-тизначный цифровой код)

^ ИНН/КПП 0000000000/000000000

Присутствует на бланке письма

Код формы документа

07

Проставляется в соответствии с общероссийским классификатором управленческой документации

ОКУД 0000000000

Присутствует на бланке письма

Наименование организации

08

Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах.3

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

^ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)





Справочные данные об организации

09

Указываются: почтовый адрес, адрес электронной почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения

^ Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Тел/факс (095) 718-78-74

E-mail: mail@unidad.ru


Присутствует на бланке письма

Наименование вида документа

10

Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации и требованиями УСОРД

ПРИКАЗ
^ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Для писем, как правило, не указывается

Дата документа

11

Указывается дата подписания или утверждения (для протокола – дата заседания, для акта – дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год – четырьмя.4

02.10.2006
02 октября 2006 г.

Если разрабатывает-

ся несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняя из указанных ими при подписании

Регистрацион-

ный номер документа

12

Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр.

32/12-04

Регистрацион-

ный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций и проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа

Ссылка на регистрацион-

ный номер и дату документа

13

Указывается номер и дата документа, на который дается ответ

На № 21/41-02 от 12.06.2003


Применяется только в исходящих ответных документах

Указание на место составления (издания) документа

14

Указываются в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений

г. Волгоград

Москва

Указываются, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09

Сведения об адресате

15

Указываются наименования адресатов: организаций или структурных подразделений (в именительном падеже), должностных или физических лиц (в дательном падеже)

^ Генеральному директору ОАО «Северные регионы»
В.А.Лагутину



При направлении документа в несколько однородных организаций (структурных подразделений) сведения указываются обобщенно

^ Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393



^ О.П .Образцову
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Гриф утверждения документа

16

При утверждении должностным лицом – УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т.п.) – УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера



УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

^ АО «Электронные технологии»

____Л.В.Кузнецов

«____»_____200_г.



Располагается в правом верхнем углу документа


УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82


Резолюция

17

Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата

^ Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе

Заголовок к тексту

18

Включает в себя согласованное с наименованием документом указание на краткое содержание последнего (обычно в предложном или родительном падеже).

В строке должно быть не более 28 символов, точка после не ставится, переносы не допускаются, между строками один интервал, от левого поля или по центру в зависимости от шаблона

ПРИКАЗ

О создании аттестационной комиссии


^ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Ведущего эксперта



Заголовок к тексту документов, оформленных на листах А5, может не составляться

Отметка о контроле

19

Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль штампом «К» или «Контроль»

Контроль

К – в правом верхнем углу красными чернилами




Текст документа

20

Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания перечисленного.







Отметка о наличии приложения

21

При наличии приложений к документу – Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация

^ Приложение: на 5 л. в 2 экз.


Приложение:

  1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в1 экз.

  2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.


Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.


Подпись

22

Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию). Если документ подписывают несколько лиц, находящихся на разных должностных уровнях, то подписи располагают одна под другой. Если документ подписывают лица, находящиеся на одном должностном уровне, то их подписи должны располагаться на одном уровне




Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица

Гриф согласования документа

23

При согласовании должностным лицом – СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании другим документом – СОГЛАСОВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

Личная подпись А.Г.Грязнов

Дата





Виза согласования документа

24

Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма)

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

Дата


При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отдельном листе

Печать

25

Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи




Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. (место печати)

Отметка о заверении копии

26

Указываются «Верно», должность, личная подпись лица, заверившего копию, расшифровка подписи, дата заверения

^ Верно

Инспектор службы кадров личная подпись Т.С.Левченко

Дата


При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печати организации, повторно печатью не заверяются

Отметка об исполнителе

27

Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона

В.А.Жуков

45 12 33



Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28

Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, либо отметка «В дело такое-то», личная подпись исполнителя и дата исполнения




Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ

Отметка о поступлении документа в организацию

29

Указываются порядковый номер и дата поступления документа в правом нижнем углу

Вх. № 27

14.10.2006

В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа

Идентификатор электронной копии документа

30

Указываются наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа




Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа

  1   2   3   4   5

Похожие:

1. Основные понятия и определения iconОсновные понятия и определения раздела
Основные понятия и определения. Правило фаз Гиббса. Условие равновесия в гетерогенных системах
1. Основные понятия и определения iconВопросы к экзамену по дисциплине Базы данных для специальности 140613...
Основные понятия и их определения: автоматизированная информационная система (аис), информационно-поисковая система, экспертная система,...
1. Основные понятия и определения iconСписок вопросов к экзамену во итогам 8 семестра
Основные понятия связей с общественностью. Определения. Отличие pr от маркетинга, рекламы, пропаганды
1. Основные понятия и определения iconСеминар № Социология конфликта: основные концепции
Задание: дать определения следующих категорий и понятий (не менее двух определений каждого понятия)
1. Основные понятия и определения iconВопросы к зачету по дисциплине «Безопасность жизнедеятельности»
Предмет безопасности жизнедеятельности. Основные понятия, термины и определения
1. Основные понятия и определения iconЭкзаменационные вопросы по дисциплине «информатика»
Тема Цель, задачи, предмет и метод информатики. Основные понятия и определения информатики
1. Основные понятия и определения iconОсновные понятия и определения
Алгоритм функционирования устройства совокупность предписаний ведущих к правильному выполнению технологического процесса в каком-либо...
1. Основные понятия и определения iconЭкзаменационные вопросы по дисциплине «Экология»
Основные определения и понятия (жизнь, экология, биота, биосфера, биологический круговорот веществ, экосистема, популяция, вид, живой...
1. Основные понятия и определения iconВопросы к экзамену по дисциплине Базы данных для специальности 140613
Основные понятия и их определения: автоматизированная информационная система (аис), информационно-поисковая система, экспертная система,...
1. Основные понятия и определения iconСоздание и использование dll в delphi основные понятия dll – Dynamic Link Library
Основные понятия dll – Dynamic Link Library – это разновидность исполняемых файлов Windows. Файл, в котором располагается динамическая...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2014
контакты
vb2.userdocs.ru
Главная страница